Monessa tiekunnassa asiat hoituvat vuodesta toiseen yhden aktiivisen ihmisen ansiosta. Puheenjohtaja, toimitsijamies tai tieisännöitsijä tuntee tien historian, osakkaat, urakoitsijat, tiemaksut, tiekunnan kokoukset ja käytännön toimintatavat.
Usein työ tehdään hyvin ja suurella vastuuntunnolla. Siksi henkilöriskistä puhuminen voi tuntua aluksi oudolta – aivan kuin epäiltäisiin ihmistä, joka on hoitanut tehtävänsä kunnolla.
Siitä ei ole kyse.
Henkilöriski tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että tiekunnan hallinto on liian vahvasti yhden ihmisen tiedon, ajan, terveyden tai jaksamisen varassa. Riski ei yleensä näy silloin, kun kaikki toimii. Se näkyy vasta, jos henkilö sairastuu, joutuu tapaturmaan, lopettaa tehtävässä tai ei muusta syystä enää pysty jatkamaan.
Silloin tiekunta joutuu nopeasti käytännön kysymysten äärelle: mistä löytyvät pöytäkirjat, sopimukset, osakastiedot, yksikkölaskelmat, pankkivaltuudet, laskutustiedot ja keskeneräiset asiat?
Jos henkilö ei olekaan käytettävissä.
Tiekunnan kannalta olennaista on, että tärkeät asiakirjat, päätökset, maksutiedot ja keskeneräiset asiat eivät ole vain yhden ihmisen takana.
Yksityistielaki antaa raamit, mutta ei poista henkilöriskiä
Yksityistielaki määrittää tiekunnan toimintaa, päätöksentekoa ja osakkaiden velvollisuuksia. Käytännössä lain vaatimukset näkyvät esimerkiksi tiekunnan kokouksissa, päätösten dokumentoinnissa, tiemaksujen määräämisessä, yksikkölaskelmassa ja tiekunnan hallinnon järjestämisessä.
Laki antaa raamit, mutta se ei yksin ratkaise sitä, miten tieto säilyy, kuka pystyy jatkamaan asioiden hoitamista poikkeustilanteessa tai miten maksuihin ja urakkapäätöksiin rakennetaan riittävät varmistukset.
Siksi tiekunnan kannattaa tarkastella hallintoa myös käytännön jatkuvuuden näkökulmasta:
• Löytyvätkö tärkeät asiakirjat helposti?
• Ovatko kokouspäätökset selkeästi dokumentoitu?
• Ovatko osakastiedot ja yksikkölaskelma ajan tasalla?
• Tietääkö joku muukin, mitä asioita tiekunnassa on kesken?
Jos vastaus jää epäselväksi, henkilöriski on todellinen!
Hyvä tieisännöinti tuo varmistukset tiekunnan arkeen
Tieisännöinti perustuu pitkälti luottamukseen. Tiekunta antaa asioiden hoitajalle vastuuta rahasta, asiakirjoista, urakoista, yksityistien kunnossapidosta, osakastiedoista ja päätösten valmistelusta.
Suurin osa alan toimijoista hoitaa työnsä asiallisesti ja tiekunnan etua ajatellen. Samalla on hyvä tunnistaa, että tiekunnan hallintoon liittyy aina myös taloudellisia ja päätöksenteon riskejä. Epäselvyydet voivat liittyä esimerkiksi maksuihin, asiakirjojen hallintaan, urakoitsijoiden valintaan tai siihen, kuka on valmistellut päätöksen ja millä perusteilla.
Kun maksut, asiakirjat, urakkavalmistelu ja päätösten taustat ovat läpinäkyviä, epäselvyyksille jää vähemmän tilaa. Samalla varmistukset suojaavat tiekuntaa, osakkaita ja myös asioita hoitavaa henkilöä.
Kyse on hyvästä hallintotavasta.
Miten Tievahti vähentää henkilöriskiä tieisännöinnissä?
Myös Tievahdilla tiekunnan asioita arjessa hoitaa pääosin sama henkilö. Se on usein järkevää, koska yhteydenpito on sujuvampaa, kun vastuuhenkilö tuntee tiekunnan tilanteen, aiemmat kokouspäätökset ja ajankohtaiset asiat.
Ero yhden henkilön malliin on siinä, ettei kokonaisuus ole vain tämän yhden ihmisen varassa. Taustalla on tiimi, yhteiset toimintatavat ja Tievahti-verkkopalvelu, johon tiekunnan keskeiset tiedot kootaan.
Käytännössä tämä tarkoittaa neljää asiaa:
1. Tiekunnan tiedot eivät ole yhden henkilön sähköpostin tai muistin varassa. Pöytäkirjat, sopimukset, osakastiedot, yksikkölaskelmat, laskutukseen liittyvät tiedot, kokousasiakirjat ja muut tärkeät dokumentit kootaan verkkopalveluun. Näin tieto säilyy yhdessä paikassa ja on tarvittaessa käytettävissä myös silloin, jos asioita pääosin hoitava henkilö on poissa. Toinen henkilö voi jatkaa asioiden hoitamista suoraan olemassa olevan tiedon pohjalta ja ottaa vastuun tilanteesta ilman, että kaikkea tarvitsee aloittaa alusta.
2. Isot maksut vaativat vähintään kahden hyväksynnän. Merkittävä maksu ei lähde liikkeelle vain yhden henkilön päätöksellä. Tämä vähentää virheitä, lisää läpinäkyvyyttä ja tekee tiekunnan rahaliikenteestä turvallisempaa.
3. Tiimi tukee taustalla. Tievahdilla on osaamista muun muassa taloushallinnosta, infrarakentamisesta, rakennesuunnittelusta ja yhdyskuntatekniikasta. Tiekunnan kysymyksiä ei tarvitse ratkaista yhden ihmisen osaamisen varassa, olipa kyse yksityistien kunnossapidosta, avustushakemuksesta, tiekunnan kokouksesta tai yksityistielain käytännön tulkinnasta.
4. Sidonnaisuuksia voidaan hallita. Jos jollakulla tiimissä on kytkös esimerkiksi urakoitsijaan, osakkaaseen tai paikalliseen toimijaan, asia voidaan siirtää toiselle henkilölle. Tämä helpottaa puolueettomuutta esimerkiksi urakkatarjousten vertailussa, kunnossapidon arvioinnissa ja tiemaksujen perinnässä.
Kysymys jokaiselle tiekunnalle
Henkilöriskiin varautuminen ei tarkoita, ettei nykyiseen asioiden hoitajaan luotettaisi. Se tarkoittaa, että tiekunta huolehtii omasta jatkuvuudestaan.
Hyvä kysymys jokaiselle tiekunnalle on: Jos nykyinen asioiden hoitaja olisi huomenna estynyt, kuinka nopeasti tiekunnan hallinto, laskutus, tiemaksut ja yksityistien kunnossapito saataisiin jatkumaan normaalisti?
Jos vastaus ei ole selvä, asiaa kannattaa miettiä ajoissa.
Tievahdin tavoite on yksinkertainen: tiekunnan arjen pitää jatkua hallitusti myös silloin, kun ihmiset vaihtuvat tai vastaan tulee yllättäviä tilanteita.
Haluatteko varmistaa, että tiekuntanne hallinto, tiekunnan kokoukset ja tieisännöinti eivät ole yhden ihmisen varassa?
