Talouden hoitaminen

Kun talouden käyttöönotto on tehty, tiekunnan taloutta hoidetaan Tievahdissa joka tilikausi samassa järjestyksessä. Ensin laaditaan talousarvio ja maksuunpanoluettelo, joiden pohjalta tiemaksut laskutetaan osakkailta. Sen jälkeen seurataan maksuja, kohdistetaan pankkitapahtumat laskuihin ja kuluihin sekä kirjataan tiekunnan menot. Kirjanpito muodostuu näistä tapahtumista automaattisesti. Tilikauden lopuksi tilikausi päätetään, ja tilinpäätös tallentuu tiekunnan asiakirjoihin.

Tämä ohjeartikkeli käy vuoden kierron läpi vaihe kerrallaan ja kertoo, mitä teet missäkin kohdassa. Tarkemmat ohjeet yksittäisiin toimintoihin löydät artikkelin linkeistä.

Talousosio näkyy vain käyttäjille, joilla on tiekunnassa muokkausoikeus.

Katseluoikeudella talousosio ei näy lainkaan. Talous-sivulle pääset sivupalkin (puhelimessa alapalkin) ”Talous”-painikkeesta. Jos talouden käyttöönotto on vielä kesken, sivu ohjaa sinut ensin käyttöönottoon. Ohjeet siihen löydät artikkelista Talouden käyttöönotto.

Tämä ohje koskee talousosion täyttä versiota.

Täydessä versiossa Talous-sivulla on välilehdet ”Yleisnäkymä”, ”Menot”, ”Tulot” ja ”Kirjanpito”. Jos Talous-sivullasi ei ole näitä välilehtiä ja sivulla näkyy esimerkiksi ”Tiemaksut”-kortti, tiekunnallasi on käytössä talousosion suppeampi versio, jonka toiminnot ja painikkeiden nimet poikkeavat tästä ohjeesta.

Vuoden kierros lyhyesti

Laadi talousarvio ja maksuunpanoluettelo.
Laskuta tiemaksut maksuunpanoluettelon pohjalta.
Kohdista saapuneet maksut laskuihin.
Hoida avoimet laskut: muistuta, muokkaa tai hyvitä.
Kirjaa menot ja kohdista niiden maksut.
Seuraa kirjanpitoa ja raportteja.
Päätä tilikausi.

Maksujen kohdistus, menojen kirjaus ja kirjanpidon seuranta jatkuvat koko tilikauden ajan.

Talous-sivun rakenne

Talous-sivun otsikossa näkyvät tiekunnan nimi ja käynnissä oleva tilikausi. Yleisnäkymä on talouden hoidon lähtöpiste:

Vasemmalla on ”Selvitä”-lista. Siinä ovat kaikki pankkitapahtumat, joita ei ole vielä kohdistettu tai jotka on kohdistettu vain osittain, sekä tulot että menot, uusimmat ylimpänä. Sen alla näkyy ”Liikasuoritukset”-lista, jos tiekunnalla on liikasuorituksia.
Oikealla ylimpänä on pankkitilien kortti, jossa näet tilien yhteissaldon. Kortin kuvaaja on saldoennuste 90 päivää eteenpäin: se lähtee pankkitilien nykyisestä saldosta, lisää avoimet myyntilaskut niiden eräpäivinä ja vähentää avoimet kulut niiden eräpäivinä. Kulut ja laskut, joilla ei ole eräpäivää tai joiden eräpäivä on jo mennyt, eivät vaikuta ennusteeseen. Listakuvakkeesta näet tilitapahtumat tileittäin.
Pankkitilien alla ovat ”Laskutettavat”, jossa ovat laskuttamattomat maksuunpanoluettelot, sekä ”Avoimet myyntilaskut”, jossa ovat maksamattomat laskut.

Pankkitapahtumat ja pankkiyhteys

Kun pankkitili on lisätty Tievahtiin pankkiyhteydellä, sen tapahtumat ja saldo haetaan pankista automaattisesti, kun avaat Talous-sivun yleisnäkymän. Haku tehdään kuitenkin enintään kerran kuudessa tunnissa tiliä kohden, joten juuri tullut maksu ei välttämättä näy heti.

Pankkiyhteys on voimassa määräajan.

Pankki päättää, kuinka kauan Tievahdilla on käyttöoikeus tilin tietoihin. Käyttöoikeus on voimassa enintään 180 päivää. Tarkan päättymispäivän näet kohdasta Asetukset → Talous → ”Pankkitilien hallinta”, sarakkeesta ”Käyttöoikeus voimassa”. Talous-sivulle tulee ilmoitus vasta, kun yhteys on päättynyt, joten seuraa päättymispäivää ja uusi käyttöoikeus ajoissa.

Kun yhteys on päättynyt, Yleisnäkymään tulee punainen ilmoitus ”Pankkiyhteys on päättynyt”, ja saldokuvaajan tilalla lukee ”Tiliyhteys vanhentunut”. Tilitapahtumat ja saldo eivät päivity ennen kuin uusit yhteyden. Uusi käyttöoikeus näin:

Siirry kohtaan Asetukset → Talous. Pääset sinne myös ilmoituksen ”Uusi käyttöoikeus”-painikkeesta tai saldokortin ”Päivitä”-painikkeesta.
Paina ”Pankkitilien hallinta” -osiossa tilin kohdalla ”Päivitä käyttöoikeus”-kuvaketta.
Paina avautuvassa ikkunassa ”Jatka”. Sinut ohjataan pankkisi sivuille hyväksymään käyttöoikeuden uusiminen. Tunnistaudu pankkitunnuksilla, joilla on pääsy tiekunnan tiliin.
Tunnistautumisen jälkeen palaat asetuksiin, ja näet ilmoituksen onnistuneesta päivityksestä.

Tilitapahtuman voi lisätä myös käsin.

Pankkitilikortin listanäkymässä on painike ”Uusi tilitapahtuma”. Lisää tapahtumia käsin vain siltä ajalta, jolta niitä ei saada haettua pankista, esimerkiksi manuaalisesti lisätylle pankkitilille tai ajalta, jolloin pankkiyhteys ei ollut voimassa. Täytä ”Pankkitili”, ”Päivämäärä”, ”Maksaja/saaja”, ”Viite” tai ”Viesti” sekä ”Summa”. Kirjoita meno negatiivisena summana. Käsin lisättyä tilitapahtumaa ei voi jälkikäteen muokata eikä poistaa.

Tarkista laskutuksen oletukset

Ennen ensimmäistä laskutusta tarkista laskujen oletusarvot kohdassa Asetukset → Talous → ”Oletukset”:

”Pankkitili” on oletustili, jonka tilinumero tulee laskuille. Laskutus edellyttää, että oletustilin tilinumero on oikeassa muodossa (FI ja 16 numeroa).
”Maksuehto (pv)”, ”Muistutusmaksu (€)” ja ”Viivästyskorko (%)” ovat laskujen ja maksumuistutusten oletusarvot.

Tallenna muutokset osion ”Tallenna”-painikkeella.

Laskuilla näkyvä talous- ja laskutusasioiden yhteyshenkilö valitaan kohdassa Asetukset → Yleinen → Talous.

1. Laadi talousarvio ja maksuunpanoluettelo

Talousarvio ja maksuunpanoluettelo tehdään yhdessä taloussuunnitelmana. Aloita painamalla Yleisnäkymän ”Laskutettavat”-kortin oikeasta yläkulmasta ”Uusi taloussuunnitelma”. Jos tiekunnan yksiköitä ei ole vielä määritetty, painike ei avaa suunnitelmaa, vaan Tievahti pyytää määrittämään yksiköt ensin.

Taloussuunnitelma etenee neljässä vaiheessa:

”Perustiedot”: anna suunnitelman alku- ja loppupäivä ja valitse, teetkö molemmat asiakirjat, pelkän talousarvion vai pelkän maksuunpanoluettelon. Jos tiekunnalla on useampi kustannuspaikka, voit tehdä suunnitelman koko tiekunnalle tai kustannuspaikoittain. Talousarviota varten valitset myös vertailukauden.
”Talousarvio”: vertailukauden toteuma tulee valmiiksi kirjanpidosta, ja sinä syötät arviot tuloille ja menoille. Rivillä ”Tiemaksutulot (kerätään osakkailta)” annat perusmaksun euroina osakasta kohden ja yksikkömaksun euroina yksikköä kohden tai kummankin kokonaissumman euroina.
”Maksuunpanoluettelo”: näet osakaskohtaiset maksut ja kerättävät maksut yhteensä. Anna tässä ”Eräpäiväehdotus” ja ”Maksuunpanoluettelon kuvaus”.
”Esikatselu”: tarkista suunnitelma ennen tallennusta.

Keskeneräisen suunnitelman voit tallentaa painikkeella ”Tallenna luonnos” ja jatkaa sitä myöhemmin. Kun tallennat valmiin suunnitelman, valitset asiakirjojen kielet. Talousarvio ja maksuunpanoluettelo tallentuvat PDF-tiedostoina tiekunnan Asiakirjoihin, jokaisella valitulla kielellä omana tiedostonaan. Maksuunpanoluettelo ilmestyy samalla ”Laskutettavat”-korttiin laskutusta varten.

Tarkemmat ohjeet löydät artikkelista Talousarvion luominen.

2. Laskuta tiemaksut

Tiemaksut laskutetaan maksuunpanoluettelosta. Avaa luettelo Yleisnäkymän ”Laskutettavat”-kortista. Laskutus etenee kolmessa vaiheessa.

Laskutustiedot

Tarkista laskutuskausi ja viivästyskorko sekä anna laskupäivä ja eräpäivä. Eräpäivä on pakollinen, eikä se voi olla laskupäivää aikaisempi. Maksuehto lasketaan automaattisesti laskupäivän ja eräpäivän välisestä ajasta. Lisää halutessasi ”Laskun kuvaus” ja tiedoteasiakirja, jonka voit valita tiekunnan Asiakirjoista tai ladata PDF-tiedostona. Valinnalla ”Liitä tiedote kirjelaskulle” tiedote lähtee myös kirjeenä lähetettävien laskujen mukana.

Voit vielä muuttaa perusmaksua ja yksikkömaksua. Perusmaksu jaetaan tasan kaikille osakkaille. Jos perusmaksu on 0 €, osakkaat, joilla ei ole yksiköitä, eivät saa laskua.

Vastaanottajien tiedot

Näet laskutettavat osakkaat taulukkona. Tarkista jokaisen osakkaan nimi, osoitetiedot ja ”Lähetystapa”, joka voi olla ”Kirje”, ”Sähköposti” tai ”Verkkolasku”. Voit muokata rivin tietoja, ja muutokset tallentuvat myös osakkaan perustietoihin. Voit esikatsella jokaisen osakkaan laskun ja tiedoteasiakirjan. Esikatselussa laskunumero, viitenumero ja viivakoodi tulevat näkyviin vasta, kun lasku on luotu ja lähetetty.

Lähetyksen tiedot

Näet lähetysten hinnat lähetystavoittain. Jos lähetät laskuja sähköpostilla, valitse ”Vastausosoite”. Vastausosoitteeksi voi valita vain tiekunnan osakkaan tai ulkoisen toimijan, jolla on tiekunnassa muokkausoikeus. Paina lopuksi ”Maksa ja lähetä”, jolloin laskut luodaan ja sinut ohjataan Visma Pay -maksusivulle. Jos lähetys on maksuton, laskut lähtevät suoraan ilman maksusivua.

Maksun jälkeen palaat Tievahtiin, ja laskut lähetetään. Kun lähetys onnistuu, näet siitä ilmoituksen. Jos osa lähetyksistä epäonnistuu, näet onnistuneiden ja epäonnistuneiden määrät, ja epäonnistuneet laskut saavat tilan ”Lähetys epäonnistui”. Voit lähettää ne uudelleen avaamalla laskun ”Tulot”-välilehdeltä ja valitsemalla ”Toiminnot” → ”Lähetä uudelleen”. Jos maksu ei onnistu tai kaikkien laskujen lähetys epäonnistuu, näet ilmoituksen, että laskujen lähetys epäonnistui. Luodut laskut poistetaan, ja maksuunpanoluettelo palaa ”Laskutettavat”-korttiin. Jos maksu on kuitenkin veloitettu, ota yhteyttä asiakaspalveluun ennen kuin yrität laskutusta uudelleen.

Jokainen lasku saa oman laskunumeron ja viitenumeron. Laskulla on rivit perusmaksulle ja yksikkömaksuille kiinteistöittäin. Viitenumeron avulla osakkaan maksu kohdistuu laskulle automaattisesti.

Muut laskut luot ”Tulot”-välilehdeltä.

Yksittäisen laskun, esimerkiksi käyttömaksun, luot ”Tulot”-välilehden painikkeesta ”Uusi lasku”. Valitse vastaanottaja osakkaista tai tallennetuista laskutuskontakteista, tai kirjoita uusi nimi, joka tallentuu uutena laskutuskontaktina. ”Laskun tyyppi” (”Käyttömaksu” tai ”Tiemaksu”) ratkaisee, mille tileille lasku kirjataan. Lähetystavaksi voit valita kirjeen, sähköpostin tai verkkolaskun. Valinta ”Lataa PDF” on maksuton: lasku tallentuu tilaan ”Lähetetty”, ja toimitat sen vastaanottajalle itse. Tarkemmat ohjeet löydät artikkelista Tulojen merkintä.

3. Kohdista saapuneet maksut

Kohdistus tarkoittaa, että pankkitapahtuma yhdistetään laskuun, kuluun tai kirjanpidon tiliin. Kohdistamaton pankkitapahtuma odottaa kirjanpidossa selvittelytilillä, ja kohdistus siirtää summan oikealle tilille.

Maksu kohdistuu laskulle automaattisesti, kun kolme ehtoa täyttyy.

Maksun viitekentässä tai viestissä on laskun viitenumero.
Maksun summa on täsmälleen laskun kokonaissumma.
Laskulle ei ole kohdistettu aiempia suorituksia.

Tällöin lasku saa tilan ”Maksettu”, ja kirjaukset syntyvät itsestään. Sama koskee käsin lisättyä tilitapahtumaa. Kaikki muut saapuvat maksut jäävät Yleisnäkymän ”Selvitä”-listaan, esimerkiksi osasuoritukset, maksut ilman viitettä ja yhdellä maksulla maksetut useat laskut.

Maksun kohdistaminen laskulle

Paina ”Selvitä”-listan riviä. Avautuu ikkuna ”Kohdista tilitapahtuma”, jossa näet tapahtuman päivämäärän, viestin tai viitteen, summan, maksajan tai saajan ja kohdistamatta olevan osuuden.
Kohdassa ”Kohdista tositteelle” näet avoimet laskut todennäköisimmät ensin. Järjestykseen vaikuttavat viite, summa, maksajan nimi ja eräpäivä.
Paina oikean laskun kohdalla ”Kohdista”.

Jos maksu on laskun avointa summaa pienempi, koko maksu kohdistuu laskulle, ja lasku jää avoimeksi jäljellä olevan summan osalta. Lasku pysyy entisessä tilassaan, esimerkiksi ”Lähetetty” tai ”Erääntynyt”, ja ”Tulot”-listassa sen kohdalla lukee ”Osasuoritus — avoinna” sekä avoin summa. Kun laskun koko summa on kohdistettu, lasku saa tilan ”Maksettu”.

Jos maksu on laskun avointa summaa suurempi, laskulle kohdistetaan sen avoin summa, ja loput jäävät ”Selvitä”-listaan. Voit kohdistaa loppuosan toiselle laskulle tai siirtää sen liikasuorituksiin.

Tulot ilman laskua

Jos tulolle ei ole laskua, esimerkiksi avustukselle tai korolle, kohdista se kohdassa ”Kohdista ilman tositetta”. Valitse riville ”Tili” ja summa sekä tarvittaessa kustannuspaikka ja selite. Saapuvan maksun tiliksi on valmiiksi valittu 3111 Tiemaksut, joten vaihda tili tarvittaessa, esimerkiksi kunnan avustukselle tiliksi 3601 Kunnan avustus. Voit jakaa maksun usealle tilille painikkeella ”+ Lisää uusi rivi”. Paina lopuksi ”Hyväksy kohdistus”. Tilikartan tileistä kerrotaan artikkelissa Tilikartat.

Kirjanpitoon kirjataan sarakkeen ”Summa (ALV 25,5%)” summa sellaisenaan, eikä arvonlisäveroa kirjata erikseen. Sarake ”Summa (ALV 0%)” on pelkkä apulaskuri: jos syötät siihen verottoman summan, Tievahti laskee verollisen summan viereiseen sarakkeeseen.

Liikasuoritukset

Painike ”Siirrä liikasuorituksiin” siirtää tapahtuman kohdistamattoman osan Yleisnäkymän ”Liikasuoritukset”-listaan. Kun avaat liikasuorituksen myöhemmin, voit kohdistaa sen laskulle, esimerkiksi osakkaan seuraavan kauden laskulle, tai suoraan tilille. Jos palautat liikasuorituksen maksajalle, kohdista liikasuoritus palautusmaksuun valinnalla ”Kohdista tilitapahtumaan”. Tarjolla ovat vain ”Selvitä”-listan tapahtumat, joiden summa on täsmälleen sama kuin liikasuorituksen.

Laskua ei voi merkitä maksetuksi käsin, eikä kohdistusta voi perua.

”Maksettu”-tila syntyy aina kohdistuksesta. Tehtyä kohdistusta ei voi purkaa, joten tarkista lasku ja summa ennen kuin painat ”Kohdista”.

Käy ”Selvitä”-lista läpi säännöllisesti. Tilikautta ei voi päättää, ennen kuin sen tilitapahtumat on selvitetty.

4. Hoida avoimet laskut

Yleisnäkymän ”Avoimet myyntilaskut”-kortissa näet maksamattomat laskut ja niiden avoimen summan yhteensä. Välilehdet ”Kaikki”, ”Erääntynyt”, ”1. muistutus”, ”2. muistutus”, ”Ulosotossa” ja ”Selvittelyssä” jakavat laskut perintätilan mukaan. Voit asettaa laskun perintätilan itse Tila-sarakkeen valikosta. Perintätila on merkintä, joka vaikuttaa laskujen jakautumiseen välilehdille ja siihen, mille laskuille muistutustyökalu ”Luo muistutuksia” sallii muistutuksen.

Kaikki tiekunnan laskut löydät ”Tulot”-välilehden laskulistauksesta. Laskun tila on ”Luotu”, ”Lähetetty”, ”Erääntynyt”, ”Maksettu”, ”Muistutettu”, ”Hyvitetty” tai ”Lähetys epäonnistui”. Lähetetty lasku muuttuu erääntyneeksi, kun eräpäivä on mennyt. Avaa lasku painamalla sitä listassa. Laskun toiminnot löydät avautuvan ikkunan ”Toiminnot”-valikosta.

Maksumuistutus yhdelle laskulle

Valitse laskun ”Toiminnot”-valikosta ”Muistuta”. Muistutuksen voi lähettää vasta eräpäivän jälkeen, ja vain laskulle, jota ei ole maksettu kokonaan.

Tarkista ikkunassa ”Luo muistutus” muistutuksen teksti, ”Muistutuskulu” ja ”Uusi eräpäivä”, ja paina ”Luo muistutus”. Muistutuskulu tulee asetusten muistutusmaksusta, ja uusi eräpäivä on oletuksena 14 päivän päässä.
Tarkista vastaanottajan tiedot ja esikatsele muistutus.
Valitse esikatselun ”Lähetä”-valikosta lähetystapa: ”Kirje”, ”Sähköposti”, ”Verkkolasku” tai maksuton ”Lataa PDF”.
Maksullisissa lähetystavoissa näet vielä hinnat ja maksat lähetyksen Visma Payssä.

Muistutuskulu lisätään laskun summaan omana rivinään, laskun eräpäivä vaihtuu uuteen eräpäivään, ja lasku saa tilan ”Muistutettu”. Laskun perintätilaksi tulee ”1. muistutus” tai ”2. muistutus”.

Muistutukset usealle laskulle kerralla

”Avoimet myyntilaskut”-kortin painike ”Luo muistutuksia” avaa työkalun, jolla lähetät muistutukset usealle laskulle kerralla. Työkalu etenee vaiheissa ”Valitse laskut”, ”Tarkista lista”, ”Esikatselu”, ”Maksu ja lähetys” ja ”Tulos”. Tievahti päättelee laskun muistutushistoriasta, onko kyse ensimmäisestä vai toisesta muistutuksesta. Lähetystapana on sähköposti tai kirje: ensimmäinen muistutus lähtee oletuksena sähköpostilla, jos vastaanottajalla on sähköpostiosoite, ja toinen muistutus oletuksena kirjeenä. Voit vaihtaa muistutuskerran ja lähetystavan rivikohtaisesti.

Työkalussa ei voi valita laskuja, joiden perintätila on ”2. muistutus”, ”Ulosotossa” tai ”Selvittelyssä”. Toista muistutusta ei voi lähettää ennen ensimmäistä, eikä ensimmäistä muistutusta voi lähettää kahdesti. Voit muokata jokaisen muistutuksen kulua, eräpäivää, yhteystietoja ja tekstiä ennen lähetystä. Sähköpostimuistutuksille on valittava vastausosoite. Viimeisessä vaiheessa näet, mitkä muistutukset lähtivät ja mitkä epäonnistuivat.

Laskun muokkaaminen ja uudelleenlähetys

Valinnalla ”Muokkaa” voit muuttaa laskun eräpäivää, kuvausta ja vastaanottajan yhteystietoja. Laskun rivejä, summia ja vastaanottajan nimeä ei voi muuttaa. Tallennus ei lähetä laskua uudelleen. Jos haluat lähettää laskun uudelleen, valitse ”Lähetä uudelleen”, tarkista vastaanottajan tiedot ja valitse lähetystapa.

Hyvityslasku

Koska laskun rivejä ja summia ei voi muuttaa, virheellinen lasku hyvitetään. Valitse laskun ”Toiminnot”-valikosta ”Hyvitä”. Hyvityslaskulle tulevat alkuperäisen laskun rivit valmiiksi negatiivisina. Hyvityksen on katettava laskun koko avoin summa. Jos laskulle on jo kohdistettu suorituksia, pienennä rivejä niin, että hyvityslaskun loppusumma on täsmälleen laskun avoin summa. Kokonaan maksettua laskua ei voi hyvittää.

Esikatselussa voit ladata hyvityslaskun PDF-tiedostona ja tallentaa sen. Hyvityslaskua ei lähetetä Tievahdin kautta, joten toimita PDF vastaanottajalle itse. Tallennuksen jälkeen alkuperäinen lasku saa tilan ”Hyvitetty” ja poistuu avoimista laskuista. Tee tarvittaessa uusi, oikea lasku painikkeesta ”Uusi lasku”.

5. Kirjaa menot

Tiekunnan kulut kirjataan ”Menot”-välilehdellä painikkeella ”Lisää kulu”. Valitse ensin, onko kyse laskusta vai kuitista.

”Lasku”: täytä toimittajan nimi, laskupäivä ja kuvaus. Lisää tarvittaessa toimittajan muut tiedot sekä laskunumero, eräpäivä ja viitenumero.
”Kuitti”: täytä toimittajan nimi, kuitin päiväys ja kuvaus.

Lisää kululle rivit painikkeella ”Lisää uusi”. Anna jokaiselle riville kuvaus, valitse ”Kustannuslaji” painikkeesta ”Valitse kustannuslaji”, esimerkiksi lanaus, sorastus tai talviauraus, ja anna lukumäärä ja yksikköhinta. Kustannuslaji on kirjanpidon tili, jolle kulu kirjataan. Jos tiekunnalla on useampi kustannuspaikka, voit jakaa rivin kustannuspaikoille rivin kuvakkeella ”Jaa kustannuspaikoille”. Oletusjako lasketaan tieyksiköiden osuuksista. Tallenna jokainen rivi rivin tallennuskuvakkeella ennen kuin tallennat koko kulun painikkeella ”Tallenna”.

Tallennettu kulu kirjautuu heti kirjanpitoon laskupäivälle tai kuitin päiväykselle, riippumatta siitä, onko se jo maksettu.

Kulua ei voi muokata eikä poistaa tallennuksen jälkeen.

Tarkista siksi tiedot ennen tallennusta. Kuluun ei voi liittää tiedostoa, joten säilytä alkuperäinen lasku tai kuitti esimerkiksi tiekunnan Asiakirjoissa. Kulun tiedoissa ei ole erillistä ALV-kenttää, joten summat syötetään verollisina. Täytä ostolaskulle eräpäivä, jotta kulu näkyy saldoennusteessa.

Menon maksun kohdistus

Kun maksat kulun tiekunnan tililtä, lähtevä maksu tulee Yleisnäkymän ”Selvitä”-listaan. Lähteviä maksuja ei kohdisteta automaattisesti. Avaa tapahtuma ja kohdista se oikeaan kuluun kohdassa ”Kohdista tositteelle”. Pienet pankkikulut voit kohdistaa suoraan tilille kohdassa ”Kohdista ilman tositetta”: enintään 20 euron lähtevälle maksulle on valmiiksi valittuna tili 8011 Pankkikulut.

”Menot”-listassa kulun tila on ”Maksettu”, kun kulu on kohdistettu kokonaan pankkitapahtumaan, ja ”Erääntynyt”, jos eräpäivä on mennyt eikä kulua ole kohdistettu kokonaan. Muuten tila on ”Avoinna”. Kuitti näkyy listassa aina maksettuna, mutta kohdista myös kuitin maksu kuittiin, jotta ostovelka ei jää kirjanpidossa avoimeksi.

Tarkemmat ohjeet löydät artikkelista Menojen merkintä.

6. Seuraa kirjanpitoa ja raportteja

Kirjanpito muodostuu Tievahdissa automaattisesti:

Lasku kirjataan saamiseksi ja tuloksi, kun se luodaan.
Kulu kirjataan menoksi ja ostovelaksi, kun se tallennetaan.
Pankkitapahtuma kirjataan selvittelytilille, kun se haetaan pankista tai lisätään käsin. Poikkeus on laskulle automaattisesti kohdistuva maksu, joka kirjataan suoraan laskulle.
Kohdistus siirtää summan selvittelytililtä oikealle tilille.

Kaikki kirjaukset näet ”Kirjanpito”-välilehden listassa ”Kirjaukset”, uusimmat ensin ja kaikilta tilikausilta. Tosite-sarakkeen kirjaintunnus kertoo, mistä kirjaus on syntynyt: OL tarkoittaa kuluja, ML myyntilaskuja, TT tilitapahtumia, AS käyttöönoton alkusaldoja ja X käsin tehtyjä kirjauksia. Painamalla kirjauksen selitettä voit muokata sitä. Jos tiekunnalla on useampi kustannuspaikka, voit samalla tavalla vaihtaa kirjauksen kustannuspaikan.

Käsin tehtävä kirjaus

Jos tarvitset kirjauksen, joka ei synny muuten, paina ”Uusi kirjaus”. Anna jokaiselle riville päivämäärä, debet-tili, kredit-tili, summa ja selite. Kerralla tallennetut rivit kirjataan samalle tositenumerolle. Jos haluat kirjaukset eri tositteille, tee jokaisesta oma kirjauksensa.

Raportit

Painike ”Raportit” avaa tiekunnan talousraportit:

”Tase” näyttää tiekunnan varat sekä oman pääoman ja velat.
”Tuloslaskelma” näyttää valitun jakson tuotot ja kulut sekä niiden erotuksena tilikauden ylijäämän tai alijäämän.
”Pääkirja” näyttää viennit tileittäin.
”Päiväkirja” näyttää viennit tositteittain.

Valitse raportin aikaväli kohdassa ”Valitse päivämääräväli”. Oletuksena väli alkaa kuluvan tilikauden alusta ja päättyy tähän päivään tai tilikauden loppuun, jos tilikausi on jo päättynyt. Valinnalla ”Vertaile” saat raporttiin vertailuluvut, oletuksena samalta jaksolta vuotta aiemmin. Kohdassa ”Laatija” annat raportin laatijan nimen ja roolin tiekunnassa.

Painike ”Muodosta PDF” kokoaa raportit yhdeksi PDF-tiedostoksi, jonka voit ladata painikkeesta ”Lataa”. Tiedostossa ovat kansilehti, tase, tuloslaskelma, pääkirja ja päiväkirja sekä useamman kustannuspaikan tiekunnalla myös tuloslaskelma kustannuspaikoittain. Raportit saa vain PDF-muodossa.

7. Päätä tilikausi

Kun tilikauden päättymispäivä on mennyt, Talous-sivun otsikon viereen tulee painike ”Päätä tilikausi”. Ennen kuin painat sitä, käy ”Selvitä”-lista läpi, kirjaa tilikauden kulut ja varmista, että pankkiyhteys on voimassa.

Avautuvassa ikkunassa näet vaatimukset tarkistuslistana:

”Tilikauden päättymispäivä mennyt”
”Pankkitilien käyttöoikeus voimassa”
”Tilikauden tilitapahtumat selvitetty”

Jos tilikauden tilitapahtumia on selvittämättä, tilikautta ei voi päättää. Esteeksi lasketaan kaikki selvittämättömät tilitapahtumat, joiden päivämäärä on viimeistään tilikauden päättymispäivä. Jos ainoa este on päättynyt pankkiyhteys, voit päättää tilikauden vahvistuksen jälkeen ilman aktiivista yhteyttä. Varmista silloin, että olet lisännyt käsin tilitapahtumat siltä ajalta, jolloin yhteys ei ollut voimassa.

Valitse halutessasi ”Vertaile”, jolloin edellinen tilikausi näytetään raportissa vertailukautena, ja täytä ”Laatija”. Paina sitten ikkunan ”Päätä tilikausi”-painiketta. Valitse avautuvassa ikkunassa tilinpäätöksen kielet (suomi, ruotsi tai englanti) ja paina ”Tallenna”. Tilinpäätös tallentuu PDF-tiedostona tiekunnan Asiakirjoihin kategoriaan ”Tilinpäätökset”, jokaisella valitulla kielellä omana tiedostonaan, ja tilikausi päätetään. Jos päättäminen epäonnistuu, tallennetut tiedostot poistetaan asiakirjoista.

Mitä tilikauden päättämisessä tapahtuu

Uusi tilikausi alkaa edellisen päättymistä seuraavana päivänä ja päättyy saman kalenterivuoden lopussa 31.12. Erillisiä päättö- tai avauskirjauksia ei tarvita: edellisten tilikausien tulos näkyy taseessa rivillä ”Edellisten tilikausien ylijäämä/alijäämä” automaattisesti.

Päätettyä tilikautta ei lukita.

Päätetylle tilikaudelle voi yhä tehdä kirjauksia ja muutoksia, ja uuden kulun voi päivätä päätetylle kaudelle. Silloin tallennettu tilinpäätös ei enää vastaa kirjanpitoa. Vältä siksi muutoksia päätetylle tilikaudelle.

Toiminnantarkastaja

Tievahdissa ei ole erillistä roolia toiminnan- tai tilintarkastajalle. Katseluoikeudella talousosio ei näy, mutta tiekunnan Asiakirjat näkyvät, joten tarkastaja näkee niihin tallennetut tilinpäätökset. Voit myös antaa tarkastajalle ”Raportit”-ikkunasta muodostetun PDF-tiedoston. Pääsy kirjanpitoon edellyttää muokkausoikeutta, joka sallii myös muutokset.

Jos huomaat virheen

Tallennettua kulua, tilitapahtumaa tai tehtyä kohdistusta ei voi muokata eikä poistaa, joten tarkista tiedot aina ennen tallennusta. Kirjanpidon virheen voi korjata vastakirjauksella ”Uusi kirjaus” -toiminnolla. Jos virhe koskee kohdistusta, kulua tai tilitapahtumaa, ota yhteyttä Tievahdin asiakaspalveluun osoitteeseen tuki@tievahti.fi.

← Talous · Tukipalvelut