tievahti-logo

01.03.2022

Tiekunnan vuosikokoukseen valmistautuminen

Vuosikokouksessa käydään läpi tiekunnan hallinto ja tehdään päätöksiä koskien tiekunnan taloutta ja tien kunnossapitoa.

Tiekuntien hallinnon hoitamisesta on kirjoitettu kokonaisia kirjoja, joten pystyn tässä nostamaan esille vain muutamia oleellisimpia kompastuskiviä.

Tiekunnat pitävät kokoukset yksityistielain mukaan 1 – 4 vuoden välein. Jos tiekunta saa kunnalta kunnossapitoavustusta, saattaa sieltä tulla lisäehtoja kokousten pitämiselle.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – parhaassa tapauksessa pöytäkirja on kirjoitettu ennen kokousta mahdollisimman valmiiksi ja se valmistuu allekirjoitettavaksi matkatulostimen tai sähköisten allekirjoitusten avulla välittömästi kokouksen jälkeen.

Kaikki alkaa kokouskutsusta

Jotta kokous sujuu, on ensin laitettava kokouskutsu kohdilleen. Kutsut pitää lähettää osakkaille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta postitse tai sähköpostitse. Kirjeposti on kulkenut välillä yli viikonkin, joten itse suosin kolmea viikkoa.

Kokouskutsusta tulee löytyä muutama perusasia, jotta kokous on lainvoimainen:

Aika ja paikka

Asialista

Vähintään kaksi viikkoa nähtävillä pidettävät asiakirjat

o Toimielimen päätökset

o Maksuunpanoluettelo

o Tieyksikkölaskelma, jos vahvistetaan uutta laskelmaa

Nähtävillä oleviin asiakirjoihin tuli tiukennuksia uuden yksityistielain myötä, joten niiden kanssa kannattaa olla tarkkana. Vaadittu nähtävillä olo on vähintään kaksi viikkoa.

Osan asiakirjoista voi myös lähettää kutsun mukana, jolloin erillistä nähtävillä oloa ei vaadita.

Toimielimen eli toimitsijamiehen tai hoitokunnan tulee pitää päätöksistään tehtyjä pöytäkirjoja nähtävillä ennen kokousta. Toimitsijamies ei yksin järjestä kokouksia, mutta saman asian ajaa muistio tilatuista töistä.

Asialistalla tulee olla kaikki merkittävät tiekunnan asiat, muuten niitä ei voida kokouksessa käsitellä. Jos kokouksessa tulee esille joku asialistan ulkopuolinen asia, sen voi kirjata muistiin muihin asioihin ja käsitellä seuraavassa kokouksessa.

Vuosikokouksessa voi kuitenkin käsitellä yksityistielain mukaisia asioita. Esimerkiksi jos toimielin ei nauti osakkaiden luottamusta, voidaan se vaihtaa kokouksen päätöksellä, vaikka asia ei asialistalla olisikaan.

Maksuunpanoluetteloesitys tulee olla nähtävillä tai lähettää kokouskutsun mukana aina, kun käsitellään tiemaksujen keräämistä. Samoin esitys uudeksi tieyksikkölaskelmaksi tulee pitää nähtävillä etukäteen.

Pöytäkirjoihin tarkkuutta

Pöytäkirjoista puuttuu useimmiten tiekunnan käyttöoikeusyksikkötunnus, jonka saa Maanmittauslaitokselta. Se on yksi tärkeimmistä tiedoista, koska muuten tiekuntaa on mahdotonta yksilöidä.

Kokoukselle valitaan aina puheenjohtaja ja usein myös sihteeri. Kaksi pöytäkirjantarkastajaa voi toimia tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Jos erillisiä pöytäkirjantarkastajia ei valita, voi kokous itse hyväksyä pöytäkirjan.

Kokouksen aluksi on todettava ääniosuudet tai tehtävä päätös, että äänestysluettelo tehdään siinä vaiheessa, jos kokouksessa tarvitsee äänestää.

Kokouksessa äänestetään viimeksi vahvistetuilla lainvoimaisilla tieyksiköillä. Äänestyksessä kenelläkään osakkaalla ei voi olla yli 30 % kokouksessa paikalla olevista äänistä.

Jos osakkaan tien käyttö on muuttunut, maksuunpanoluetteloon voidaan tehdä kokouksessa tarvittavat tekniset muutokset.

Maksuunpanoluettelon vahvistamisen yhteydessä päätetään tieyksikön hinnasta, perusmaksun suuruudesta, maksujen eräpäivästä, saatavien perinnästä ja perintäkuluista.

Kaikki päätökset kirjataan pöytäkirjaan ja vahvistettu maksuunpanoluettelo liitetään pöytäkirjan liitteeksi.

Olen pitänyt hyvänä tapana sitä, että tieisännöitsijä valtuutetaan perimään vahvistetun maksuunpanoluettelon mukaiset maksut.

Tällöin ne eivät jää roikkumaan tilinpäätökseen, vaan maksut saadaan useimmiten perittyä ulosoton kautta ennen tilikauden päättymistä.

Pöytäkirja tulee olla nähtävillä viimeistään 14 päivän kuluttua kokouksesta. Mahdollinen oikaisuvaatimus tulee tehdä toimielimelle 30 päivän kuluessa kokouksesta, moitekanteen tekemiseen on aikaa kolme kuukautta.

Muistilista kokousten pitämiseen:

Sovi kokousaika ja varaa paikka

Lähetä kokouskutsu viimeistään 14 päivää ennen kokousta

Kirjaa pöytäkirjaan tiekunnan käyttöoikeusyksikkötunnus

Liitä pöytäkirjaan tarvittavat liitteet

o Läsnäolijat, jos heitä ei ole kirjattu suoraan pöytäkirjaan

o Valtakirjat (suulliset valtakirjat kirjataan suoraan pöytäkirjaan)

o Vahvistettu talousarvio

o Vahvistettu maksuunpanoluettelo

o Vahvistettu yksikkölaskelma

Laita pöytäkirja nähtäville viimeistään 14 päivää kokouksen jälkeen

Jatketaan keskustelua aiheesta Tiefoorumilla!

Jos tiellesi sattuu askarruttavia asioita

Kurvaa Tievahdin uudelle foorumille!

Tiefoorumilla pulmiasi ratkovat muun muassa asiantuntevat ja palvelualttiit tieisännöitsijät. Voit pohtia tiemaailman ajankohtaisia asioita myös muiden yksityisteiden osakkaiden kanssa ympäri Suomen.

Pysy kartalla tiesi tehtävistä

Tilaa Tievahdin vuosikello ilmaiseksi käyttöösi!

Tilaa tien vuosikello sähköpostiisi

Pysy kartalla yksityisteiden vuodenkierrosta tieasiantuntijoidemme ylläpitämällä vuosikellolla. Tilaa vuosikello sähköpostiisi, niin olet aina oikealla tiellä.

Täytä tiedot ja tilaa:

Tarjous siltahankkeesta

Tarjous tiehankkeesta

Kiitos Tievahdin uutiskirjeen tilaamisesta!

Kiitos perustietolomakkeen lähettämisestä!

Otamme lähettämänne tiedot parhaamme mukaan huomioon kun laadimme uutta yksikkölaskelmaa.

Jäikö kysyttävää tieyksiköintiin liittyen?

Laita postia tieyksikointi@tievahti.fi tai soita meille 010 2028 444

Tarjous kuntotarkastuksesta

Tarjous siltasuunnittelusta

Tarjous tiekunnan perustamisesta

Tarjous tieyksiköinnistä

Kiitos tarjouspyynnöstä!

Olemme teihin yhteydessä mahdollisimman pian.

Tiemestari

Tiemestari -palvelupaketti on täyden palvelun ratkaisu tiekuntien kokonaisvaltaiseen hoitamiseen. Se tarjoaa kaiken tarvittavan aina taloushallinnosta kokousjärjestelyihin ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen. Tässä paketissa tuomme kaiken valmiiksi pöytään järkähtämättömällä ammattitaidolla.

 

Tiemestari-pakettiin voi valita erikseen myös toimitsijamiespalvelun, joka kattaa tien kunnossapitovastuun, jokapäiväisten asioiden hoitamisen sekä jopa tiekunnan edustamisen, mikäli sellaiseen on tarvetta.  

Tiemestari sopii tiekunnille, joiden osakkaat haluavat marssia valmiiseen kokouspöytään ja sekin on tietysti vapaaehtoista.

 

Tiemestari onkin voittajien valinta!

Tieisäntä -palvelupaketti on suunniteltu tiekunnille, jotka etsivät kokonaisvaltaisempaa ratkaisua hallinnollisiin tehtäviinsä. Tämä paketti tarjoaa kaiken tarvittavan taloushallinnosta kokousjärjestelyihin, mikä takaa, että tiekuntasi koko hallinto hoidetaan kattavasti tinkimättömällä ammattitaidolla. 

Tarjoamme tarvittaessa myös laajan kirjon lisäpalveluita, jotka tukevat tiekuntasi arkea, kuten perintä- ja ulosottohakemusten laatimisen sekä yksityistierekisteri- ja Digiroad-ilmoitukset, varmistaen, että kaikki hallinnolliset asiat ovat ajan tasalla yksityiskohtia myöten.

Tieisäntä sopii kaikenlaisille tiekunnille, jotka haluavat ulkoistaa kaikki hallinnolliset tehtävänsä.

Tieisäntä tarjoaa tiekunnan hallinnon huippuosaaviin käsiin!

Tieniekka

Tievahti-viranomaisvaatimukset

Tieniekka -palvelupaketti tarjoaa tiekunnille helpon ja tehokkaan tavan hoitaa tiekunnan työläimmät hallinnolliset tehtävät. Olipa kyseessä kirjanpito, tilinpäätös, maksuunpanoluettelon laatiminen, tiemaksujen laskutus tai kiinteistö- ja osakastietojen ylläpito, Tieniekka-palvelupaketissa huolehdimme nämä kaikki ammattimaisella otteella ja tarkkuudella. Tarjoamme halutessanne myös kokouskutsujen laadinnan ja lähetyksen sekä talousarvioiden muodostamisen lisäpalveluina. 

Tieniekka on suunnattu erityisesti pienemmille tiekunnille hallinnollisten velvoitteiden hoitamiseksi, mutta toimii myös isommillakin tiekunnilla, mikäli tiekunnalla on aktiivinen ja toimiva toimielin.

Tieniekka vapauttaa aikaa arkeesi!

Tämä sivusto on työn alla!

Hei, päivitämme verkkosivujamme ja tämä sivu on vielä työnalla.

Autamme ja vastaamme kysymyksiisi mielellämme joten kysy rohkeasti!

tiekunnat@tievahti.fi

 010 2028 444

Sivu aukeaa lähipäivinä!

Palvelun aloitustiedot

Tiekunnan perustiedot

Tiekunnan yhteyshenkilö

Tarjouksen yhteenveto

Palvelun tiedot:
Tiekunnan tiedot:
Tiekunnan yhteyshenkilön tiedot:

Kiitos tarjouspyynnöstä!

Olemme teihin yhteydessä mahdollisimman pian.

Mikä hanke sinua kiinnostaa?

Ilmoita tietosi molemmilla lomakkeilla jos haluat tarjouksen molemmista hankkeista.

Siltahanke
Tiehanke
Tarjous kantavuusmittauksesta

Kiitos Tievahdin vuosikellon tilaamisesta!

Kiitos ilmoittautumisesta!

Ilmoittamasi tiedot on tallennettu Tievahdin kumppanirekisteriin.